POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. Introducción
SMART PROCESS SAS (en adelante, "la Empresa") es una entidad legalmente constituida en Colombia, comprometida con la protección de los datos personales de todos sus clientes, empleados, proveedores, y demás partes interesadas, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
2. Definiciones
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Público: Es el dato calificado como tal según la Constitución Política de Colombia o la ley, y que no es semiprivado, privado o sensible.
- Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. Principios para el Tratamiento de Datos Personales
SMART PROCESS SAS se compromete a garantizar que el tratamiento de los datos personales se realice de acuerdo con los siguientes principios:
- Legalidad: El tratamiento de datos se realizará conforme a las disposiciones legales vigentes.
- Finalidad: Los datos serán recolectados con una finalidad específica, explícita y legítima.
- Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Transparencia: El tratamiento garantiza al titular su derecho a obtener información sobre la existencia de sus datos.
- Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento está sujeto a límites en cuanto a su acceso y circulación.
- Seguridad: Los datos se manejarán con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar su seguridad.
- Confidencialidad: Los datos serán manejados con la debida confidencialidad.
4. Finalidades del Tratamiento
SMART PROCESS SAS recopila y trata los datos personales con los siguientes fines:
- Gestionar la relación contractual con clientes, empleados y proveedores.
- Enviar comunicaciones comerciales, promociones y ofertas relevantes a los intereses de los titulares.
- Realizar análisis de mercado y estudios estadísticos para mejorar la calidad de los servicios ofrecidos.
- Cumplir con obligaciones legales y regulatorias.
- Administrar y mejorar los procesos internos de la empresa.
5. Derechos de los Titulares
Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder de manera gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
6. Deberes de la Empresa
SMART PROCESS SAS se compromete a:
- Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y los derechos que le asisten.
- Adoptar las medidas necesarias para mantener la confidencialidad, seguridad y protección de los datos personales.
7. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos
El titular podrá ejercer sus derechos mediante la presentación de solicitudes a la dirección [correo electrónico, dirección física], especificando claramente la petición relacionada con sus datos personales. SMART PROCESS SAS atenderá dichas solicitudes conforme a los plazos establecidos por la ley.
8. Transferencia y Transmisión de Datos Personales
SMART PROCESS SAS no compartirá ni transferirá los datos personales a terceros sin la debida autorización del titular, salvo en los casos en que sea necesario para cumplir con obligaciones legales o contractuales.
9. Vigencia de la Política
Esta política entra en vigencia a partir de su publicación. Cualquier cambio sustancial será informado oportunamente a los titulares de los datos personales.
10. Contacto
Para cualquier duda o consulta relacionada con esta política, los titulares pueden comunicarse a [incluir datos de contacto: dirección, correo electrónico, teléfono].
PERSONAL DATA PROCESSING POLICY (ENGLISH VERSION)
1. Introduction
SMART PROCESS SAS (hereinafter referred to as "the Company") is a legally constituted entity in Colombia, committed to protecting the personal data of all its clients, employees, suppliers, and other interested parties, in compliance with Law 1581 of 2012 and Decree 1377 of 2013.
2. Definitions
- Personal Data: Any information linked or that can be associated with one or more specific or determinable natural persons.
- Public Data: Data classified as such according to the Colombian Political Constitution or the law, and which is not semi-private, private, or sensitive.
- Sensitive Data: Information that affects the privacy of the data subject or whose improper use may lead to discrimination.
- Data Subject: A natural person whose personal data is subject to processing.
- Processing: Any operation or set of operations performed on personal data, such as collection, storage, use, circulation, or deletion.
3. Principles for Personal Data Processing
SMART PROCESS SAS is committed to ensuring that the processing of personal data is carried out in accordance with the following principles:
- Legality: Data processing will be conducted in accordance with the legal provisions in force.
- Purpose: Data will be collected for a specific, explicit, and legitimate purpose.
- Freedom: Processing can only be carried out with the prior, express, and informed consent of the data subject.
- Transparency: The processing guarantees the data subject's right to obtain information regarding the existence of their data.
- Restricted Access and Circulation: Processing is subject to limits in terms of access and circulation.
- Security: Data will be handled with the necessary technical, human, and administrative measures to ensure its security.
- Confidentiality: Data will be handled with due confidentiality.
4. Purposes of Data Processing
SMART PROCESS SAS collects and processes personal data for the following purposes:
- To manage contractual relationships with clients, employees, and suppliers.
- To send commercial communications, promotions, and offers relevant to the interests of the data subjects.
- To conduct market analysis and statistical studies to improve the quality of services offered.
- To comply with legal and regulatory obligations.
- To manage and improve the company's internal processes.
5. Rights of Data Subjects
Data subjects have the following rights:
- To know, update, and correct their personal data.
- To request proof of the authorization granted for the processing of their data.
- To be informed about the use made of their personal data.
- To revoke the authorization and/or request the deletion of their data when the principles, rights, and constitutional and legal guarantees are not respected.
- To access their personal data that has been processed, free of charge.
6. Duties of the Company
SMART PROCESS SAS commits to:
- Guaranteeing the data subject, at all times, the full and effective exercise of their habeas data rights.
- Requesting and keeping a copy of the respective authorization granted by the data subject.
- Informing the data subject about the purpose of the data collection and the rights they are entitled to.
- Adopting the necessary measures to maintain the confidentiality, security, and protection of personal data.
7. Procedure for Exercising Rights
The data subject may exercise their rights by submitting requests to [email address, physical address], clearly specifying the request related to their personal data. SMART PROCESS SAS will address such requests in accordance with the timeframes established by law.
8. Transfer and Transmission of Personal Data
SMART PROCESS SAS will not share or transfer personal data to third parties without the data subject's proper authorization, except in cases where it is necessary to comply with legal or contractual obligations.
9. Policy Validity
This policy is effective from its publication date. Any substantial changes will be promptly communicated to the data subjects.
10. Contact Information
For any questions or inquiries related to this policy, data subjects may contact [include contact details: address, email, phone number].
